Molte autofficine, ma anche altri tipi di aziende, si affidano ancora alle vecchie agende cartacee per l’annotazione degli appuntamenti e la programmazione delle attività.
Non si può negare che questo sistema ha i suoi vantaggi. Funziona anche quando non c’è la WiFi, la batteria non si scarica e ha bisogno di un unico upgrade alla fine dell’anno che, di solito, viene fornito gratis dal rivenditore di ricambi locale.
Tuttavia, un sistema manuale ha i suoi svantaggi e anche un’officina ben gestita corre il rischio di restare indietro rispetto alla concorrenza.
Organizzazione
Innanzitutto, è difficile tenere sotto controllo i dati dei clienti se si hanno solo un nome, una targa e un numero di telefono annotati su una pagina. Le agende cartacee sono difficili da consultare, pertanto, ritrovare i dettagli degli interventi eseguiti precedentemente su un veicolo, o anche solo ricordare al cliente quando gli scade la revisione, può essere molto complicato. Di conseguenza, le officine che utilizzano questo sistema difficilmente riescono ad andare oltre un perplesso “abbiamo già visto questa macchina?” quando il cliente si presenta in officina. Come potete immagine, questo non aiuta molto a rafforzare la fedeltà del cliente, in particolare se il conto della riparazione precedente era piuttosto salato…
Non vi sono dubbi che, una volta implementato, il sistema migliorerà l’efficienza dell’officina. Anche un sistema di gestione di base vi consentirà di tenere traccia dei ricambi ordinati e dei costi per ciascun veicolo. Un sistema più avanzato vi consentirà di assegnare gli interventi ai singoli meccanici e di gestire l’inventario e il flusso di lavoro. Molti sistemi possono anche essere configurati in modo da inviare messaggi di testo ai clienti per ricordargli di prenotare la successiva manutenzione.
Conformità
Un’altra questione da considerare è la protezione dei dati. I software di gestione delle officine offrono una gestione dei dati molto più sicura di un’agenda. È possibile limitare l’accesso alle informazioni riservate, ad esempio i dati personali dei clienti o le transazioni finanziarie, e assicurare che solo il personale autorizzato possa visualizzare e modificare tali dati. Un’agenda può essere invece facilmente accessibile per tutti coloro che si trovano fisicamente nella sede dell’officina. Non dimentichiamo inoltre che anche le agende possono diventare inutilizzabili. Se è vero che un libro non resta senza carica, è sempre possibile che vada smarrito o distrutto con conseguenze disastrose. Il backup rapido e automatico dei dati informatici garantisce invece che, anche se vi è un problema con l’hardware, le attività possano riprendere facilmente grazie alle copie di riserva.
Sono disponibili diversi sistemi e quello giusto per voi dipende dalle esigenze della vostra officina. Due dei pacchetti più diffusi al momento sono Garage Hive e Dragon 2000 (che, nonostante il nome, è un sistema molto aggiornato). Entrambi consentono di gestire i dati cliente, le fatture, gli interventi prenotati ecc. e, come ulteriore vantaggio, entrambi si integrano con Autodata. I meccanici devono semplicemente digitare i codici di guasto nel programma di gestione officina per accedere alle informazioni tecniche, ai tempi di manodopera e molto altro ancora.
La configurazione iniziale di un sistema di gestione officina può sembrare un compito gravoso. Tuttavia, una volta implementato, consentirà di gestire l’officina in modo più sicuro e organizzato e di aumentare le probabilità di ritorno dei clienti, quindi, ne vale sicuramente la pena.
