Muitas oficinas, mas também outros ramos de actividade, ainda usam a gasta agenda A4 para registar os assuntos do dia, assim como planear eventos futuros.
Muito se pode dizer sobre o uso deste sistema. Não existem problemas com wi-fi, não deixa de funcionar de repente e a única actualização necessária é uma vez por ano, e normalmente é uma oferta de um fornecedor de peças local.
No entanto, depender de um registo manual também traz desvantagens a empresas de outra forma bem geridas relativamente aos seus pares.
Tudo sob controlo
Primeiro, é difícil não perder o fio à meada dos dados do cliente quando se tem apenas um nome, uma matrícula e um número de telefone escritos numa página. Aceder a informação detalhada sobre trabalhos previamente realizados no veículo ou mesmo poder lembrar o cliente sobre a próxima revisão ou inspecção periódica pode ser complicado, uma vez que as agendas são de difícil consulta, daqui resultando que as poucas oficinas que usam esse sistema mantêm com os seus clientes um relacionamento que não vai além do “não vimos já este carro por aqui?” quando o veículo lhes aparece pela frente. Como pode imaginar, isso não ajuda a reforçar a fidelização do cliente, sobretudo se este recebeu uma factura choruda na visita anterior à oficina…
Segundo, não há dúvida alguma que uma vez instalado, o sistema será uma ajuda para melhorar a eficiência da oficina. Mesmo um GMS de nível básico irá permitir ao utilizador manter-se a par das peças encomendadas e dos custos referentes a cada veículo. Os sistemas mais avançados permitem ao utilizador alocar tarefas a cada um dos técnicos, assim como manter-se a par do stock de peças e do fluxo de trabalho. Muitos deles podem ser programados para enviar mensagens automáticas aos clientes para os lembrar da data da próxima revisão ou inspecção.
Conformidade
Outra questão a considerar é a segurança dos dados. O software de gestão para oficinas proporciona um armazenamento de dados mais seguro do que uma agenda em papel. É possível restringir o acesso a informação sensível, tal como dados do cliente ou registos financeiros, garantindo que apenas os utilizadores autorizados podem visualizar ou editar essa informação. Em contraste, uma agenda em papel é de fácil acesso a qualquer pessoa que tenha acesso físico a ela. Há ainda a questão daquilo que poderá acontecer à própria agenda. Se bem que é verdade que um livro nunca ficará sem bateria, não é menos verdade que em caso de perda, furto ou destruição do mesmo, o problema seria bastante grave. Em contraste, um computador pode fazer uma cópia de reserva de forma rápida e, muitas vezes, automática, ou seja, mesmo que haja qualquer problema com o equipamento físico, a actividade pode ser rapidamente retomada.
Existem diversos sistemas disponíveis, sendo que o mais adequado à empresa vai depender das necessidades da mesma. Dois dos packs mais populares actualmente no mercado são o Garage Hive e o Dragon 2000 (que continua a ser um sistema actual, apesar do nome). Ambos os sistemas fazem o tratamento dos registos dos clientes, facturação, próximos trabalhos, etc., sendo que ambos têm a opção de integração com a Autodata, o que é bastante útil. Os técnicos simplesmente inserem os códigos de avaria no programa GMS para aceder a informação técnica, aos tempos de reparação e muito mais.
A instalação de um sistema GMS para uma actividade em funcionamento que não possua ainda um será uma tarefa assustadora. No entanto, a compensação pelo facto de ter uma actividade mais segura e bem organizada, com grande probabilidade de os clientes voltarem, valerá sempre a pena.