Viele Werkstätten – und andere Arten von Betrieben – verlassen sich nach wie vor auf Terminplaner in Papierformat für ihre täglichen Aufgaben und die Planung zukünftiger Ereignisse.
Es spricht einiges für ein solches System. Es ist nicht von einer stabilen WLAN-Verbindung abhängig, stürzt nicht ab, und das einzige „Upgrade“ erfolgt einmal pro Jahr und wird normalerweise kostenlos von Ihrem Teilelieferanten vor Ort bereitgestellt.
Wenn man sich auf manuelle Einträge verlässt, bringt dies jedoch auch Probleme mit sich, die für einen ansonsten gut verwalteten Betrieb im Vergleich zur Konkurrenz zu bedeutenden Nachteilen führen können.
Organisation ist alles
Es ist zunächst einmal schwierig, den Überblick über Kundeninformationen zu behalten, wenn man nur den Namen, das amtliche Kennzeichen und die Telefonnummer des Kunden auf einem Stück Papier vermerkt hat. Das Nachhalten von Informationen wie zuvor durchgeführte Arbeiten am Fahrzeug oder sogar Erinnerungen für die nächste planmäßige Wartung oder HU kann mit einem gedruckten Terminplaner ganz schön kompliziert sein. Dies führt dazu, dass einige Werkstätten, die sich nur auf ein solches System verlassen, keine Kontakte zu ihrer Kundschaft pflegen, die über die verwirrte Frage „War Ihr Fahrzeug schon einmal in unserer Werkstatt?“ hinausgehen, wenn das entsprechende Fahrzeug in die Werkstatt gebracht wird. Sie können sich sicher vorstellen, dass so etwas nicht zu einer Stärkung der Kundentreue führt, ganz besonders dann nicht, wenn beim letzten Werkstattbesuch unzählige teure Reparaturen durchgeführt wurden …
Sobald ein System implementiert wurde, hilft es zweifelsohne dabei, die Effizienz der Werkstatt zu verbessern. Selbst ein einfaches Werkstatt-Verwaltungssystem hilft Benutzern dabei, bestellte Teile und für jedes Fahrzeug entstehende Kosten festzuhalten. Mithilfe von erweiterten Systemen können Benutzer einzelnen Mechanikern Aufgaben zuweisen und einen Überblick über Lagerbestände und Arbeitsabläufe behalten. Viele Systeme können außerdem so eingerichtet werden, dass Kunden automatisch per SMS Erinnerungen erhalten, wenn die nächste Wartung oder Inspektion fällig ist.
Datensicherheit
Auch der Datensicherheit muss Beachtung geschenkt werden. Werkstatt-Verwaltungssoftware bietet einen sichereren Datenspeicher als ein Terminplaner aus Papier. Sie können den Zugriff auf vertrauliche Informationen wie Kundeninformationen oder Finanzberichte einschränken und sicherstellen, dass nur befugte Benutzer diese Informationen ansehen oder bearbeiten können. Im Gegensatz dazu ist es ein Leichtes, einen Terminplaner aus Papier durchzulesen, sobald man diesen vor sich liegen hat. Ein weiteres Problem ist das, was mit dem Terminplaner selbst passieren könnte. Es stimmt schon, dass ein Buch nicht aufgeladen werden muss, aber wenn es aus irgendeinem Grund abhanden kommt, gestohlen oder zerstört wird, dann hat man ein riesiges Problem. Im Gegensatz dazu können die Daten auf einem Computer schnell gesichert werden, was oftmals automatisch geschieht, sodass für den Betrieb erforderliche Daten problemlos wiederhergestellt werden können, auch wenn es Probleme mit der eigentlich Hardware gibt.
Es stehen verschiedene System zur Verfügung – das für Sie richtige System hängt von den Bedürfnissen Ihres Betriebes ab. Zwei der derzeit auf dem Markt beliebtesten Pakete sind Garage Hive und Dragon 2000 (letzteres ist trotz seines Namens weiterhin ein aktuelles System). Mit beiden Systemen können Einzelheiten zu Kunden, Rechnungen und zukünftigen Arbeit usw. aufgezeichnet werden und beide Systeme verfügen über eine Option zur Integration mit Autodata, was extrem nützlich ist. Mechaniker können ganz einfach Fehlercodes in das Werkstatt-Verwaltungssystem eingeben, um auf technische Informationen, Reparaturzeiten und vieles mehr zuzugreifen.
Die erstmalige Einrichtung eines Werkstatt-Verwaltungssystems für ein bestehendes Unternehmens ist relativ aufwendig. Man erhält jedoch alle Vorteile eines sichereren und besser organisierten Betriebs mit Kunden, die wahrscheinlich wiederkommen werden – und das ist die Sache einfach wert.
